O Δήμος Ξάνθης, κατόπιν σχετικού αιτήματος στην ΓΓΠΣ, κατάφερε και εξασφάλισε άδειες χρήσης των εφαρμογών Office 365 (Ε3) της Microsoft (https://www.office.com) για όλους τους υπαλλήλους. Το Office365 είναι μια οικογένεια εφαρμογών και υπηρεσιών παραγωγικότητας που βασίζεται στο cloud, η οποία περιλαμβάνει δυνατότητες προστασίας πληροφοριών και συμμόρφωσης. Οι εφαρμογές αυτές έχουν πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με τις εφαρμογές που χρησιμοποιούσαμε μέχρι τώρα. Μερικά από αυτά είναι:
- η δυνατότητα χρήσης των εφαρμογών Office, (όπως Word, Excel κ.α) είτε τοπικά είτε online από οπουδήποτε και αν βρίσκεστε,
- η δυνατότητα χρήσης του Outlook για την διαχείριση της ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
- η δυνατότητα εγκατάστασης εφαρμογών και σε προσωπικούς ΗΥ (μέχρι 5 άδειες εγκατάστασης ανά υπάλληλο),
- η δυνατότητα χρήσης δωρεάν αποθηκευτικού χώρου στο Cloud μέσω του OneDrive (5ΤΒ ανά χρήστη),
- η χρήση της εφαρμογής Teams για δυνατότητα τηλεδιασκέψεων και ανταλλαγής μηνυμάτων κ.α.
Αυτή η σελίδα θα ενημερώνεται με οδηγίες και χρήσιμες πληροφορίες για τις εφαρμογές αυτές. Αν αντιμετωπίσετε οποιαδήποτε δυσκολία, μπορείτε να απευθυνθείτε στο Τμήμα Πληροφορικής.
OUTLOOK: Είσοδος - Κωδικός Μίας Χρήσης (OTP)
Βήματα πρώτης εισόδου:
Σημείωση: Τα βήματα ίσως να διαφέρουν λίγο, όμως η φιλοσοφία (π.χ. η δημιουργία νέου κωδικού και o κωδικός μίας χρήσης μέσω SMS) παραμένει ίδια.
1. Μετάβαση στην ιστοσελίδα https://outlook.office.com
2. Θα σας ζητηθεί να βάλετε το ατομικό υπηρεσιακό email σας, π.χ.
3. Εισάγετε τον αρχικό κωδικό πρόσβασης που σας έχει δοθεί:
4. Μετά την πρώτη είσοδό σας, θα σας ζητηθεί να αλλάξετε τον κωδικό πρόσβασης:
5. Θα σας ζητηθεί να κάνετε χρήση Κωδικού Μίας Χρήσης (OTP - One Time Password). Προτείνεται η επιλογή αποστολής του OTP μέσω SMS στο κινητό τηλέφωνό σας. Οπότε, επιλέγετε την μέθοδο "Τηλέφωνο":
6. Εισάγετε τον αριθμό του προσωπικού σας κινητού τηλεφώνου:
7. Εισάγετε τον 6ψήφιο κωδικό που λάβατε στο κινητό σας:
7. Το κινητό σας επαληθεύτηκε και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Outlook για την αλληλογραφία του Δήμου Ξάνθης:
Τα δύο παρακάτω βήματα, θα επαναλαμβάνονται τακτικά:
8. Στο εξής, κάθε φορά που θα συνδέεστε, για λόγους ασφαλείας, εκτός από τον Κωδικό Πρόσβασης θα σας ζητείται και ο Κωδικός Μίας Χρήσης (OTP), ο οποίος θα αποστέλλεται με SMS στο κινητό σας.
Εφόσον εισέρχεστε στον προσωπικό σας υπολογιστή, μπορείτε να αποθηκεύσετε για 14 ημέρες τα διαπιστευτήριά σας, ώστε να μην απαιτείται κάθε φορά η εισαγωγή OTP. Σε περίπτωση που εισέρχεστε από κοινόχρηστο ηλεκτρονικό υπολογιστή, ΜΗΝ τσεκάρετε το "Να μην ερωτηθώ για 14 ημέρες", γιατί θα αποκτήσουν πρόσβαση στον λογαριασμό σας και τρίτοι:
9. Επίσης, εφόσον εισέρχεστε από τον προσωπικό σας Η/Υ και όχι από κοινόχρηστο, μπορείτε να πατήσετε σε αυτή την καρτέλα "ΝΑΙ", ώστε να μην χρειάζεται να εισάγετε συνέχεια και τον Κωδικό Πρόσβασης:
Σημείωση: Οι ρυθμίσεις των δύο τελευταίων βημάτων (8 και 9) ακυρώνονται αν γίνει εκκαθάριση των Cookies και του ιστορικού του περιηγητή σας.
Επίσης: Περισσότερη βοήθεια για το Outlook από την Microsoft
Κατηγορίες: Λογαριασμός | Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο | Ημερολόγιο | Άτομα & επαφές | Αρχεία & συνημμένα | Εκκρεμής εκτέλεση | Αντιμετώπιση προβλημάτων
OUTLOOK: Κοινόχρηστο Ηλ.Ταχυδρομείο
Το κοινόχρηστο (shared) υπηρεσιακό ηλ. γραμματοκιβώτιο θα το βρείτε κάτω από το ατομικό υπηρεσιακό γραμματοκιβώτιό σας (κάτω φωτ.). (Ενδέχεται η υπηρεσία σας να σας πρόσθεσε σε περισσότερα).
Απάντηση σε κοινόχρηστη αλληλογραφία: Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα που έχει σταλεί στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζεται ότι προέρχεται από την κοινόχρηστη διεύθυνση και όχι από την ατομική υπηρεσιακή διεύθυνσή σας. Μπορείτε όμως αν θέλετε να επιλέξετε να εμφανίζεται ότι απαντήσατε από την ατομική σας διεύθυνση.
Αποστολή νέου μηνύματος: Όταν αποστείλετε για πρώτη φορά νέο μήνυμα από την κοινόχρηστη διεύθυνση, επιλέγετε "Νέα Αλληλογραφία" και στο "Από" αναζητάτε πληκτρολογώντας την κοινόχρηστη διεύθυνση (κάτω φωτ.):
Τις επόμενες φορές, η κοινόχρηστη διεύθυνση θα εμφανίζεται αυτόματα και δε θα χρειάζεται να κάνετε αναζήτηση.
- Περισσότερη βοήθεια στον Αναλυτικό οδηγό της Microsoft
And then Add to Home Screen.
